Secrétaire-Assitant.e de direction

Le centre socioculturel de La Blaiserie :

Le centre socioculturel de La Blaiserie est une maison de quartier associative agréée Centre Social. Fort de ses 2000 adhérents, 150 bénévoles et d’une équipe salariée de près de 50 Equivalents Temps Plein, il agit sur le quartier de Poitiers Ouest (13 000 habitants) dont une partie est inscrite en Politique de la Ville (Bel Air).

A partir de ses actions coéducation/sociales/culturelles/citoyennes, La Blaiserie déploie son Projet Social 2027-2031 autour de 3 orientations : le lien social, la solidarité et le cadre de vie.

Raison d’être de l’emploi :

Sous la responsabilité directe du directeur, le/la secrétaire-assistant.e de direction assure le secrétariat général de l’organisation. Il/elle contribue directement à l’accueil du public en relai et soutien de l’agent d’accueil. Il/elle intervient en soutien de l’équipe de pilotage (direction, coordinateurs, comptables) pour préparer et/ou exécuter des tâches sous leur responsabilité. Il/elle est en lien et au service de l’ensemble des équipes.

Mettre vos compétences relationnelles et administratives au service du pilotage administratif de l’organisation autant que de l’accueil des habitants vous intéresse ?  Occuper une position centrale au sein d’une équipe dynamique et diverse dans ses missions vous intéresse ? Assurer des tâches de fonds au long cours et œuvrer pour le bon fonctionnement quotidien vous intéresse ?

Ce poste est fait pour vous !

Missions principales :

Accueil :

– Soutien à l’accueil et son remplacement en cas d’absence (accueil physique, téléphonique et messagerie électronique du centre).

– Tenue occasionnelle des billetteries spectacles (Logiciel Ma Place) en doublon avec l’accueil et/ou des bénévoles.

– enregistrement du courrier postal et sa ventilation.

– la transmission des informations aux personnes accueillies et aux personnels concernés.

– gestion des inscriptions aux différentes activités de la Blaiserie (logiciel NOE notamment) et les listes de participants.

– gestion de caisses de recettes et le lien avec la comptabilité.

– gestion des réservations et locations de salles et/ou de matériel.

– La rédaction de documents.

Secrétariat :

– Conventionnements et liaisons avec les associations hébergées.

– Gestion des annulations d’activité en lien avec la facturation.

– Secrétariat courant de la gouvernance et de certaines réunions d’équipes.

– Gestion des invitations aux réunions/événements.

– Préparation de l’Assemblée Générale (convocations, suivi des administrateurs sortants/entrants, Procès-Verbal, signatures, déclarations administratives, etc).

– Rédaction de documents, et relectures des publications.

– Planification des utilisations de salle (Logiciel GRR).

– Préparation/suivi de tableaux de bord.

– Publipostages et envois postaux.

– Achats/suivi des fournitures de bureau.

– Parametrage des logiciels : Inoé, Ma Place, See Ticket…

– Gestion des locations de salles : conventions, paiements, facturation, remise des clés, état des lieux, etc.

Assistance de l’équipe de pilotage (direction/coordination/comptabilité) :

– participation occasionnelle aux réunions de Coordination et/ou réunions diverses.

– Pré-rédaction-relecture de publications et de dossiers administratifs (ex : demandes/bilans de subventions).

– Soutien de la comptabilité (ex : Paiements en ligne selon procédure, récupérations de factures, dépôt des demandes/bilans de subvention sur des plateformes en ligne, soutien à l’inventaire annuel, suivi/mises en oeuvre de priorités de formation ou de prévention des risques, etc.

Profil et aptitudes

• Bac +2 minimum, de préférence dans les cursus d’administration/gestion de entreprises (ou associations) ou de l’assistance de direction.

• Expérience souhaitée dans les structures de l’animation.

• Expérience requise dans les fonctions d’accueil du public et le secrétariat et/ou l’assistance de direction.

• Connaissance de l’environnement administratif des associations et plus spécifiquement des centres sociaux.

• Capacités et qualités relationnelles :

• Autonomie, initiative et sens de l’organisation.

• Mobiliser ses compétences au service des habitants, de l’équipe, de la direction, de l’organisation.

• Sens de de la discrétion et de la confidentialité.

• Permis B non-indispensable.

Conditions salariales :

Le poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

Une expérience significative dans les domaines précis du poste et/ou de l’environnement professionnel de l’animation socioculturelle seront un atout.

Convention collective : ALISFA (acteurs du lien social et familial)

CDI – 35h hebdomadaires annualisées.

Emploi repère : Assistant.e de direction 

Rémunération indice 83 – environ 1800€ net mensuel. 

Reconnaissance de l’ancienneté selon les règles de CCN ALISFA

Avantages complémentaires :

• Œuvres sociales.

• Tickets Restaurant.

• Mutuelle d’entreprise prise en charge à 60% par l’employeur.

• Télétravail occasionnel.

Toutes les candidatures reçues avant le mardi 10 novembre seront étudiées.

Entretien d’embauche prévu le lundi 23 novembre en présence de 2 administrateurs, du directeur et d’un coordinateur.

POSTE A POURVOIR à partir de janvier 2027.

Tuilage d’un à deux mois avec la personne en partance.

Adressez CV et Lettre de Motivation à direction@lablaiserie.org à l’attention de Mme Céline GUIGNARD, Présidente du centre socioculturel de La Blaiserie.

L'annonce expire dans 7:19am le samedi 16 janvier 2027