2026-33131 - SGAE - Secrétaire-Assistant(e) de la Cheffe du bureau "Justice pénale et civile" (JPC) H/F
Domaine et métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
Informations importantes à l’attention des candidats : Seules les candidatures déposées via l’outil dédié PASSERELLES seront étudiées par les recruteurs. En conséquence, les candidatures transmises par courriel ne seront pas traitées. Le/la titulaire du poste assure le secrétariat et les missions d'assistant(e) auprès du bureau "Justice pénale et civile". A ce titre, il/elle est chargé(e) de manière non exhaustive de : - Gérer et remplir l'agenda électronique du bureau (inscription des réunions, groupes de travail) et mise à jour régulière ; - Organiser et planifier les réunions préparatoires aux groupes de travail (détermination d'une date utile, réservation de salle, convocation des participants, accueil, etc.) ; - Constituer des dossiers, notamment des groupes de travail du Conseil et du Conseil JAI, et insérer/imprimer les documents liés à ces groupes ; - Préparer les trames d’instructions et les productions écrites en vue des groupes de travail du conseil ; - Assurer la diffusion des documents aux ministères (ordres du jour, documents de séance, instructions, notes, etc…) - Tenir à jour les archives de l'activité du bureau à l'aide d'un serveur commun : courrier "départ", documents relatifs à la préparation des groupes de travail (ordres du jour, documents de séances, instructions, notes, etc.) puis à leur suite (note des autorités françaises, notes diplomatiques, etc.) ; - Tenir à jour les statistiques de l'activité de production du bureau : nombre de notes des Autorités Françaises, d'instructions mensuelles/annuelles ; - Assurer le suivi de la transmission des documents utiles au centre de documentation ; - Organiser les réunions et les déplacements de la cheffe de bureau ; - Compléter les documents hebdomadaires relatifs à l'activité du bureau (points hebdos / mensuels), à l'aide de l'outil RESANA ; - Organiser au quotidien l'accueil téléphonique ; - Traiter le courrier (papiers/courriers) et en assurer la diffusion et le classement ; - Gérer les aspects logistiques de l'activité du bureau (fournitures; déplacements des agents…) ; - Constituer et tenir à jour les listes de diffusion électroniques (Outlook) des ministères ; - Prendre en charge une partie du recrutement des stagiaires (classement des CV et lettres de motivation, prise de rendez-vous, préparation des dossiers documentaires remis aux stagiaires du bureau, envois de réponses…) ; - Assister à des réunions et en établir le compte-rendu ; - Assurer une veille de l’actualité juridique et politique des thèmes traités par le bureau et en diffuser l’information entre ses membres ; - Toute tâche en lien avec les fonctions ou utile au regard du bon fonctionnement du bureau.
Le/la candidat(e) doit disposer d'une expérience de secrétaire-assistant(e) dans des structures similaires et maîtriser les techniques de classement, de bureautique et de prise de notes ainsi que les pratiques et les usages administratifs. Il/elle est capable de hiérarchiser, gérer les délais et les rendez-vous et sait faire preuve d’initiative. Ce poste suppose des qualités d'organisation et de rigueur, de la disponibilité, une grande discrétion et une capacité développée à travailler en équipe dans des délais contraints et parfois dans l'urgence.
Lieu d'affectation : 68, rue de Bellechasse - 75700 PARIS - M° Solférino / RER C - Musée d'Orsay
Niveau d'études min. souhaité : Niveau 4 Baccalauréat
Langue / Niveau :
Anglais : Intermédiaire ou de suivi
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
Informations importantes à l’attention des candidats : Seules les candidatures déposées via l’outil dédié PASSERELLES seront étudiées par les recruteurs. En conséquence, les candidatures transmises par courriel ne seront pas traitées. Le/la titulaire du poste assure le secrétariat et les missions d'assistant(e) auprès du bureau "Justice pénale et civile". A ce titre, il/elle est chargé(e) de manière non exhaustive de : - Gérer et remplir l'agenda électronique du bureau (inscription des réunions, groupes de travail) et mise à jour régulière ; - Organiser et planifier les réunions préparatoires aux groupes de travail (détermination d'une date utile, réservation de salle, convocation des participants, accueil, etc.) ; - Constituer des dossiers, notamment des groupes de travail du Conseil et du Conseil JAI, et insérer/imprimer les documents liés à ces groupes ; - Préparer les trames d’instructions et les productions écrites en vue des groupes de travail du conseil ; - Assurer la diffusion des documents aux ministères (ordres du jour, documents de séance, instructions, notes, etc…) - Tenir à jour les archives de l'activité du bureau à l'aide d'un serveur commun : courrier "départ", documents relatifs à la préparation des groupes de travail (ordres du jour, documents de séances, instructions, notes, etc.) puis à leur suite (note des autorités françaises, notes diplomatiques, etc.) ; - Tenir à jour les statistiques de l'activité de production du bureau : nombre de notes des Autorités Françaises, d'instructions mensuelles/annuelles ; - Assurer le suivi de la transmission des documents utiles au centre de documentation ; - Organiser les réunions et les déplacements de la cheffe de bureau ; - Compléter les documents hebdomadaires relatifs à l'activité du bureau (points hebdos / mensuels), à l'aide de l'outil RESANA ; - Organiser au quotidien l'accueil téléphonique ; - Traiter le courrier (papiers/courriers) et en assurer la diffusion et le classement ; - Gérer les aspects logistiques de l'activité du bureau (fournitures; déplacements des agents…) ; - Constituer et tenir à jour les listes de diffusion électroniques (Outlook) des ministères ; - Prendre en charge une partie du recrutement des stagiaires (classement des CV et lettres de motivation, prise de rendez-vous, préparation des dossiers documentaires remis aux stagiaires du bureau, envois de réponses…) ; - Assister à des réunions et en établir le compte-rendu ; - Assurer une veille de l’actualité juridique et politique des thèmes traités par le bureau et en diffuser l’information entre ses membres ; - Toute tâche en lien avec les fonctions ou utile au regard du bon fonctionnement du bureau.
Le/la candidat(e) doit disposer d'une expérience de secrétaire-assistant(e) dans des structures similaires et maîtriser les techniques de classement, de bureautique et de prise de notes ainsi que les pratiques et les usages administratifs. Il/elle est capable de hiérarchiser, gérer les délais et les rendez-vous et sait faire preuve d’initiative. Ce poste suppose des qualités d'organisation et de rigueur, de la disponibilité, une grande discrétion et une capacité développée à travailler en équipe dans des délais contraints et parfois dans l'urgence.
Lieu d'affectation : 68, rue de Bellechasse - 75700 PARIS - M° Solférino / RER C - Musée d'Orsay
Niveau d'études min. souhaité : Niveau 4 Baccalauréat
Langue / Niveau :
Anglais : Intermédiaire ou de suivi
Offre publiée initialement sur MINISTERE DE L'ECONOMIE ET DES FINANCES - Filières / métiers - Direction et pilotage des politiques publiques. Le texte complet et la candidature se trouvent sur le site d'origine.